VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Mgtra. Rosa Anais Moreno

Objetivo 

• Administrar y controlar los recursos financieros y presupuestarios de la institución, cumpliendo con las políticas y lineamientos establecidos por el Consejo Administrativo. 

Funciones 

• Coordinar y dirigir las actividades económicas y administrativas en todas las dependencias de la Universidad. 
• Promover la utilización racional de los recursos financieros y del patrimonio universitario. ∙Establecer normas y procedimientos que permitan el adecuado control de ingresos y gastos de la Universidad. 
• Tramitar y aprobar, por medio de la Dirección de Recursos Humanos, lo relacionado con los nombramientos, los ascensos, los traslados, las licencias, las vacaciones, las renuncias, las destituciones, las jubilaciones e indemnizaciones especiales de los funcionarios de la Universidad, de acuerdo con las disposiciones universitarias correspondientes.
• Garantizar el cumplimiento del Reglamento de la Carrera Administrativa y de los programas que de este se derive. 
• Coordinar con la Secretaría General el proceso de matrícula. 
• Establecer, de acuerdo con las disposiciones estatutarias y el reglamento de carrera docente, sistemas de contratación y política laboral para los docentes y administrativos, a fin de que se propicie el perfeccionamiento del personal en forma continua. 
• Aplicar políticas para el suministro de equipo, mobiliario, abastos; y velar por su mantenimiento y funcionamiento. 
• Velar por el cumplimiento de las normas que garanticen los ingresos económicos de la Universidad, y proponer las modificaciones que estime necesarias para generar nuevos ingresos.  
• Administrar la oferta y modalidades de subsidios que ofrezca la Universidad.
• Lograr que las funciones administrativas universitarias se cumplan de manera ágil y eficiente, incluyendo lo relativo al apoyo de las funciones de docencia, investigación, extensión, difusión y servicios universitarios. 
• Delegar, bajo su responsabilidad, en otros funcionarios o comisiones los deberes y funciones que de otra manera está obligado a cumplir.
• Cualesquiera otras que les señalen el Rector, el Estatuto y los Reglamentos. 

CONTACTO

• Teléfono: 730-5300 ext. 4001-4003
• Correo: vradministrativa@unachi.ac.pa

Políticas Administrativas (pdf)

• DEPARTAMENTO DE PLANILLA
  Objetivos 
  
  • Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos la estructura de cargos y tramitar las diferentes planillas de salarios de la Universidad de acuerdo con los procedimientos, sistemas establecidos, y contribuir con la fiscalización del proceso de registros presupuestarios y contables. 
  Funciones 
  • Aplicar el proceso administrativo en la elaboración, trámite, registro y distribución de la planilla de pagos a docentes, personal administrativo y confeccionar las planillas de pagos a la Caja de Seguro Social. 
  • Verificar y preparar las planillas de pagos quincenales, extraordinario, décimo tercer mes, al personal administrativo y docente de la Universidad. 
  • Analizar y verificar los salarios y pagos según las acciones de personal que se reciban. ∙Verificar, analizar y aplicar las ordenes de descuento recibido. 
  • Elaborar informes periódicos que deben ser remitidos a lo interno y externo, tales como: informe por Objeto del Gasto de la planilla por partida presupuestaria, informe de la Planilla Pre elaborada, informe de la Planilla Anexo 03 (planilla de resumen anual de los salarios devengados por todos los funcionarios de la institución que es remitida a la Dirección General de Ingresos del MEF), y los de las Cuentas por Cobrar, las Vacaciones Proporcionales Docentes. 
  • Realizar otras funciones que las autoridades consideren relacionadas con el Departamento.
  CONTACTO
  • Teléfono: 730-5300 ext.4801-4802- 4803- 4804                           
  • Calendario de pago de planilla
  
  
  • DEPARTAMENTO DE COMPRAS
  Objetivos 
  
  • Realizar el proceso de adquisición de bienes y servicios para todas las unidades administrativas y académicas que cumplan de acuerdo a los procesos internos establecidos y a las normas de control interno gubernamental. 
  Funciones 
  • Establecer controles en las cotizaciones de bienes y servicios para la adquisición de los insumos necesarios de acuerdo a las insuficiencias de las unidades administrativas, a precios razonables y de calidad para la institución. 
  • Procesar las compras locales y nacionales de los materiales, útiles, equipos y enseres que requieran las unidades Administrativas o Académicas. 
  • Recibir, verificar y tramitar las requisiciones de las distintas dependencias de la Universidad. 
  • Supervisar y autorizar las operaciones de los cotizadores, en procesos de compras menores, licitaciones públicas y sus adjudicaciones para la adquisición de bienes y servicios que la Institución demande. 
  • Velar por el cumplimiento de los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios según lo establece la ley de contrataciones públicas. 
  • Supervisar y controlar la entrega oportuna de los bienes requeridos de acuerdo a la cantidad y calidad estipulada ajustándose a las normas y procedimientos y disposiciones legales establecidas. 
  • Publicar en el portal de “Panamá Compra” la convocatoria de los actos públicos de compra mayor o menor, licitaciones, solicitud y concursos de precios, en diarios de circulación nacional.
  CONTACTO
  • Teléfono: 730-5300 ext. 4501 - 4502
  • Correo: departamento.compras@unachi.ac.pa
  
  
  DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES
  Objetivo 
  
  • Garantizar el adecuado registro, uso y custodia de los bienes patrimoniales del estado adscritos a la Institución. 
  Funciones 
  • Mantener controles para el registro de los bienes patrimoniales, comprobando su exactitud, con los documentos fuentes de estas adquisiciones, como facturas, donaciones, etc. 
  • Participar de los movimientos de incorporación y/o desincorporación de los bienes bajo su administración y custodia. 
  • Coordinar sus labores de registro y control con los Departamentos de Contabilidad, Almacén, Compras, Transporte, Informática y otros relacionados. 
  • Conciliar mensualmente con el Departamento de Contabilidad los movimientos y saldos de los registros de los bienes que conforman el activo fijo y bienes no depreciables. 
  • Realizar mensualmente los registros de la depreciación y descarte de los activos. 
  • Emplear documentos, estructura y códigos diseñados para la toma de inventario, conforme lo establece el Manual y demás normas vigentes relacionadas. 
  • Consolidar el inventario de la institución a nivel nacional y presentarlo bajo las normas señaladas en el Manual de Procedimientos en el tiempo solicitado, para conocimiento y aprobación del superior jerárquico. 
  CONTACTO
  • Teléfono: 730-5300 ext. 4401
  • Correo: bienespatrimoniales@unachi.ac.pa
  
  
  DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
  Objetivo 
  
  • Tramitar la adquisición, entrega oportuna y adecuada de las requisiciones de materiales, mobiliario, equipos e insumos que solicitan las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad. 
  Funciones 
  
  • Verificar que los bienes que se reciben en el almacén, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y que los documentos estén correctamente con las órdenes de compra y requisiciones. 
  • Aprobar la entrega de las mercancías adquiridas para que el proveedor haga efectivo su cobro respectivo. 
  • Custodiar la mercancía recibida para inventarios e informar al Departamento de Contabilidad por medio de despachos la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las diferentes unidades solicitantes. 
  • Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes (tarjetario) para solicitar mediante requisiciones de despachos internos, la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén. 
  • Realizar mensualmente el inventario físico de activos fijos y de existencia en los almacenes, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y aclarando en su caso, las diferencias encontradas. 
  • Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo que se adquieren para las diferentes unidades de la UNACHI, identificando en las hojas de control de inventario correspondiente el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando toda la información posible del bien.
  • Tramitar los cambios de mercancías que se encuentran en estado de garantía, informando a los proveedores de dichas anomalías. 
  • Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia. 
  • Programar, dirigir y controlar todas las requisiciones de las diferentes dependencias de la institución, estableciendo precios de referencia, código, objeto de gasto y revisando documentos adjuntos (criterios técnicos, fichas técnicas y claridad en el contenido de lo solicitado). 
  • Verificar al recibir las mercancías fechas de caducidad en productos perecederos que se reciben tanto para las unidades como para los inventarios. 
  • Coordinar, con el Depto. de Mantenimiento (refrigeración), la ubicación de los aires acondicionados que se instalen en las diferentes unidades académicas o administrativas de la Universidad.
  • Presentar a la Vicerrectoría Administrativa el anteproyecto de operación anual del departamento.
  CONTACTO
  • Teléfono: 730-5300 ext. 4101
  • Correo: departamento.almacen@unachi.ac.pa